档案管理制度【优秀7篇】

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档案管理制度 篇一

第一条 范围及职责

1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文，有参考价值的`文件，均列入档案管理范围。

2、各部门需存档的资料:

2.1 财务部:各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等；

2.2 人事行政部:各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料；

2.3 策划部:各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料；

2.4 信息部:部门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设计方案等；

2.5 商场

2.6 招商部:

2.7 学校:学校章程及各类学员、教师管理制度等。

3、各部门须设兼职档案管理员负责本部门档案管理工作，明确责任，保证原始资料及单据的齐全完整及秘密档案的安全性。

4、各部门资料建档、归档，应按资料类别、性质、档案管理要求分档归存并接受人事行政部随时抽查。

5、各部门档案管理员须定期（每月5日前）将部门资料归档情况上报人事行政部，人事行政部专人定期（每月）整理公司文档归存情况，制作报表上报主管领导，对于公司各部门重要机密资料，将由人事行政部专人复制、收集后统一管理。

第二条 借阅

1、公司各部门主管级以上干部需查阅部门档案资料，可直接由档案管理员登记、办理查阅手续。其他人员须报分管领导批准后方可办理查阅手续。

2、除决策层领导外，公司各级员工需借阅公司档案、资料，须报分管领导批准后方可办理借阅手续。

3、借阅档案，严禁随意涂改、翻抄、转借、遗失；如因工作需要摘录或复制，须报分管领导批准。

4、档案借阅人须在规定时间内归还档案。

第三条 销毁

1、任何部门、个人未经公司许可，不得销毁公司档案资料。

2、若按规定需销毁文件，凡属密级的重要资料须呈总经理批准后方可销毁；一般性文件资料，须经部门领导批准。

3、凡经批准销毁的档案资料，销毁前须由经办人、监销人共同对所销文档资料进行清理、登记，并将登记表定期（每月）交人事行政部归存；经办人、监销人应保证所要求销毁的文件、资料全部销毁、无遗失、漏销。

第四条 其它

1、本制度由人事行政部制定，经总经理批准后执行。

2、本制度的解答权归人事行政部。

档案管理制度 篇二

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

1.档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

2.档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

3.档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)财会档案、(D)生产经营管理、(E)技术质量安全管理、(F)基建档案、(G)外来文件、(H)声像档案、(I)实物档案、(J)其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

4.归档要求

4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。

4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写"卷内目录"。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。

4.5档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

5.档案的查阅和借阅

5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；

5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；

5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；

5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

6.档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

7.档案的保管

要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射"五防"工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

8.档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁

档案管理制度 篇三

1、我校各职能部门因工作需要可直接到档案馆借阅本部门形成的档案，一般限于在档案馆阅览。需借出时，除按规定履行借阅手续外，还应做到不污染、不损坏，不任意涂改、抽拆、勾划，不得转借他人，按期归还。

2、因工作需要查阅非本部门档案或涉密档案，除借阅者部门领导批准外，还需经档案立卷部门及档案馆馆长的同意。

3、对于机密、绝密档案和未公开发表的档案资料(科研成果、产品)仅供部门负责人或课题组负责人查阅，非负责人查阅时，应持负责人委托查阅的文字依据。

4、对己公开发展的或技术己转让的。一般档案资料，我校教职工可凭工作证在档案馆查阅。

5、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经馆长同意方可借阅。

6、本校在校生查阅档案，须持本人学生证和所在学院开具的介绍信。

7、档案管理人员，对归还的档案应认真检查，查对无误后，方可办理归还手续，如发现问题要及时处理。

8、档案管理人员在办理借阅手续时，要严格统登项目。

档案管理制度 篇四

一、设备档案的归档范围

（一） 设备仪器依据性文件材料。

（二） 设备仪器随机文件室材料。

（三） 设备仪器运行、维护文件材料。

二、设备档案的立卷归档要求

凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。

三、设备档案的归档时间

设备档案的归档时间是随时归档。

四、设备档案的立卷要求

1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

6、案卷要整齐美观。

五、设备档案的借阅和保管

1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案管理的方法措施 篇五

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

档案管理制度 篇六

1目的

为规范和加强公司安全生产档案（台账）管理工作，确保各项安全生产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案（台帐）的记录、整理和归档，不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性，提高公司安全生产监督管理水平，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于天津钢铁集团有限公司所属各部门。

3管理内容和要求

3.1执行原则

本制度所称的安全生产档案（台帐），是指各单位、部门安全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文字资料、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

3.2管理职责

3.2.1安全管理部

3.2.1.1负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各生产厂、职能部室的档案管理工作进行监督、检查。

3.2.1.2负责贯彻执行《安全生产法》、《档案法》等有关法律、法规和方针政策，组织制定实施公司安全记录归档和保管、使用、统计等有关规章制度。

3.2.2各生专业职能部室

3.2.2.1负责本专业内安全生产档案（台账）的归口管理工作，明确本专业所涉及安全记录的编制、填写、保存等具体要求。

3.2.2.2负责对涉及本专业内安全生产档案管理要求的相关单位、部室进行监督、检查和提供业务指导。

3.2.3各生产单位、部门

3.2.3.1负责贯彻执行公司下达的各项安全规章制度及管理标准。落实公司下达的档案工作要求和有关部署，在业务上接受公司专业职能部室的指导和检查。

3.2.3.2负责填写、收集、整理、保管、利用本单位、部门在安全生产管理活动中形成的各类记录。

3.3管理规定

生产经营单位安全生产档案（台帐）资料分为以下类别:

3.3.1安全综合管理台帐

包括以下方面内容:

3.3.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录；

3.3.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

3.3.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度等文件；

3.3.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程；

3.3.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等；

3.3.1.6安全管理人员花名册、注册安全工程师花名册及相关身份证明、资格证书；

3.3.1.7年(季)度安全生产工作总结和计划、阶段性安全生产工作总结和计划；

3.3.1.8与主管单位及内部各班组签订的安全生产目标管理责任书，安全生产责任目标分解、执行、验收、考核记录；

3.3.1.9安全生产竞赛、活动记录；

3.3.1.10安全防护用品、工具、装备登记表；

3.3.1.11其它与安全工作有关的记录。

3.3.2安全教育培训台帐

包括以下方面内容:

3.3.2.1安全宣传教育培训计划、学习、活动资料；

3.3.2.2三级安全教育资料、试卷；

3.3.2.3全员教育、专项教育记录；

3.3.2.4特种作业人员教育培训计划、资料，特种作业人员登记管理台帐，

3.3.2.5危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

3.3.2.6其它安全教育工作记录。

3.3.3安全会议台帐

包括以下方面内容:

3.3.3.1安全生产委员会会议记录、纪要；

3.3.3.2安全生产工作例会会议记录、纪要；

3.3.3.3根据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议等记录、纪要；

3.3.3.4其它安全会议记录。

3.3.4重大危险源管理档案

包括以下方面内容:

3.3.4.1重大危险源监督管理:名称、负责人、地点（部位）、联系人、联系方式；

3.3.4.2重大危险源的种类及基本特征、相关图纸和图片；

3.3.4.3重大危险源监测及监控措施；

3.3.4.4重大危险源生产安全事故专项应急预案，包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

3.3.4.5重大危险源的管理、检查、监控（考核）记录；

3.3.4.6其它危险源管理工作记录。

3.3.5职业卫生管理台帐

3.3.5.1职业卫生目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

3.3.5.2职业卫生管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

3.3.5.3年度职业病防治计划与实施方案，包括个人防护用品发放使用记录，放射源管理登记表，检测用具、工具登记、校验等管理记录，剂量笔发放登记管理记录，职业健康检查和职业病诊断结果等，职业卫生宣传教育培训记录（培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄录像资料）等；

3.3.5.4职业病危害因素监测点分布明细表；

3.3.5.5用人单位职业健康监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明书等；

3.3.5.6其它职业健康管理工作记录。

3.3.6相关方管理档案

3.3.6.1相关方单位资质及签订的安全协议、安全告知等；

3.3.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

3.3.6.3外用工、外包工等外来务工人员的安全教育记录；

3.3.6.4相关方安全绩效考核记录；

3.3.6.5其他有关记录。

3.3.7安全生产检查、隐患排查治理台帐

3.3.7.1专业安全检查、季节性安全检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；

3.3.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；

3.3.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；

3.3.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（计划）登记表；

3.3.7.5隐患整改通知书、指令书、整改记录；

3.3.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容:安全事故隐患的类别，所属工艺、地点，影响范围及程度，治理的'目标和任务，采取的方法及措施，经费和物资的落实，负责治理的责任人和部门（或单位），治理的时限和要求，安全措施和应急预案，本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理情况的评估报告；

3.3.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

3.3.8事故应急预案管理台帐

3.3.8.1应急救援机构（队伍）；

3.3.8.2应急预案及目录清单；

3.3.8.3应急预案评估报告；

3.3.8.4应急物资装备清单；

3.3.8.5应急预案演练记录；

3.3.8.6其它与事故应急有关的记录。

3.3.9生产安全事故管理档案

包括以下方面内容:

3.3.9.1职工伤亡事故登记表；

3.3.9.2职工伤亡事故、事故调查报告；

3.3.9.3事故调查分析会议记要；

3.3.9.4工伤认定批复书；

3.3.9.5其他有关记录。

3.4安全生产档案（台帐）管理要求

3.4.1安全生产档案（台帐）纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，日期明确，签认手续完备。

3.4.2各单位要确定专人负责安全生产档案（台帐）的记录、收集和整理。

3.4.3各单位安全生产档案（台帐）应分类存档，按时间顺行（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台帐）装订成册。

3.4.4安全生产档案的保存期限和本规定未涉及的其它安全生产档案（台帐）执行公司相关文件管理规定。

3.4.5公司安全管理部对各生产经营单位安全生产档案（台帐）的建立情况，定期进行督促、检查，检查时间为半年度一次。

3.4.6本制度由公司安全管理部负责解释。

3.4.7本制度自下发之日起执行。

档案管理制度 篇七

为了认真落实《煤矿领导带班下井及监督检查规定》（国家安全生产监督管理总局第33号令）有关管理规定要求，结合山西华润煤业有限公司规定，搞好领导下井带班记录的管理，特制定本制度。

1、在调度室建立领导干部带班下井记录薄。下井记录薄的内容为：下井人员班次、姓名、职务、带班时间及地点、发现的问题情况和隐患、处理意见和落实情况等。

2、带班领导带班上岗后，要到调度室认真填写《领导干部带班下井记录表》。其记录要真实，不准弄虚作假，严禁超过当天后补填写的。

3、每天由安监站负责对领导带班下井记录进行查阅，对存在的。安全隐患未能现场处理的，及时下发《隐患整改通知书》按规定进行整改。

4、带班领导下井记录及交接班情况、隐患处理落实情况等，由矿调度室每月汇总并存档。

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